Spanje

In een internationale rechtspraktijk wordt op grote schaal gebruik gemaakt van volmachten. Zo ook in Spanje. Smith Boeser van Grafhrst Notarissen heeft inmiddels meerdere cliënten voorzien van volmachten voor de verkoop van een woning of de oprichting van een bedrijf. Zij hoeven niet naar Spanje, maar kunnen hun zaken aldaar laten behartigen door een gevolmachtigde.

Smith Boeser van Grafhorst Notarissen weet aan welke eisen en voorwaarden een Spaanse volmacht moet voldoen. Bovendien spreekt notaris Bas Boeser Spaans.

  1. Algemene volmachten, zonder vermelding van de diverse specificieke bevoegdheden, worden in Spanje slechts in beperkte mate geaccepteerd. Uitgangspunt is dat alle mogelijke (rechts)handelingen die aan de orde kunnen zijn, nadrukkelijk worden genoemd.
  2. In de regel dient een volmacht te worden afgegeven bij notariële akte wanneer de volmacht moet worden aanvaard door de volgende Spaanse instanties: notaris, kadaster, handelsregister, openbaar bestuur, belastingdienst, banken. Afhankelijk van het doel van de volmacht, kan soms worden volstaan met handtekeninglegalisatie en soms zelf met een onderhandse volmacht zonder legalisatie. Hiervoor zijn geen algemene regels te geven, zodat bij de minst of geringste twijfel men er verstandig aan doet de volmacht in een notariële akte te doen opnemen.
  3. Sommige rechtshandelingen kunnen naar Spaans recht niet bij volmacht worden gedelegeerd. Voorbeelden: het verlijden van een testament en het ondertekenen van de jaarstukken door de bestuurder van een vennootschap.
  4. Als de kans bestaat dat de volmacht zal worden gebruikt bij een transactie waarbij een en dezelfde persoon voor beide partijen compareeert, dient de volmacht nadrukkelijk te bepalen dat de bevoegdheid waarvoor deze is afgegeven, ook dan kan worden uitgeoefend. Bij voorkeur vermeldt de Nederlandse tekst van de volmacht het Spaanse woord “autocontratación”, gevolgd door een korte toelichting. Daarnaast is het raadzaam te vermelden dat de volmacht ook geldig is ingeval van tegenstrijdige belangen.
  5. Vertegenwoordiging in rechte geschiedt in Spanje altijd op basis van een procesvolmacht aan advocaten en procureurs. Dat dient een notariële volmacht te zijn, een akte dus. Handtekeninglegalisatie volstaat niet.
  6. Bij het vaststellen van de identiteit van de comparant doet de Nederlandse of Belgische notaris er goed aan het paspoort (of vergelijkbaar ID-document) te gebruiken. Dus niet het rijbewijs, dat (ten onrechte) niet door alle Spaanse instanties en overheden als geldig legitimatiebewijs wordt gezien. Dit kan van belang zijn bij procedures waarin naast de volmacht ook een gelegaliseerde kopie van het paspoort van de comparant nodig is, zoals bij de aanvraag van een NIE-nummer.
  7. Dienen in Spanje rechtshandelingen te worden verricht namens een buitenlandse vennootschap, dan gebeurt dit bij voorkeur met een volmacht. Dit voorkomt dat de Spaanse notaris in twijfel trekt of de rechtshandeling in kwestie binnen het statutaire doel van de BV valt. De afgifte van de volmacht impliceert immers dat die vraag al bevestigend beantwoord is door zijn buitenlandse ambtsgenoot.
  8. In de volmacht dient de beschrijving van de buitenlandse vennootschap zo volledig mogelijk te zijn, dus met vermelding van de statutaire zetel, het kantooradres, het KvK-nummer, de bestuurders etc. In dat geval kan het aanleveren van de statuten meestal achterwege blijven.
  9. Of een Spaanse vennootschap bij een buitenlandse notaris terecht kan voor een volmacht is een discretionaire bevoegdheid van die notaris. Ondanks dat deze geen toegang heeft tot het Spaanse handelsregister, zijn er notarissen die dergelijke akten passeren. De Spaanse notaris en het Spaanse handelsregister zien doorgaans geen reden deze akten te weigeren. Zij kunnen de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de comparant immers, in tegenstelling tot de buitenlandse notaris, zelfstandig verifiëren. Het is wel raadzaam het unieke NIE-nummer van de comparant te vermelden aangezien paspoortnummers iedere 5 of 10 jaar veranderen.
  10. Volmachten voor bankzaken verdienen bijzondere aandacht. Spaanse banken zijn zo mogelijk nog strikter dan andere instanties bij het toezien op alle punten en komma´s. Een bankvolmacht is in Spanje niet bruikbaar voordat de juridische afdeling van de bank in kwestie de volmacht in orde heeft bevonden. Dit is het zogenaamde “bastantear” van de volmacht (afgeleid van het woord “bastante” = voldoende). Wie bij een bank informatie wil inwinnen met een volmacht moet er rekening mee houden dat dit proces gemakkelijk twee weken of meer in beslag kan nemen.
  11. Handgeschreven toevoegingen op notariële volmachten zijn ongeldig, ook als deze voorzien zijn van een handtekening of paraaf van de notaris en/of volmachtgever.
  12. Nadere voorwaarden in een volmacht waarvan niet duidelijk is of deze vervuld zijn, maken een volmacht onbruikbaar. Te denken valt aan toevoegingen als ´mits volmachtgever akkoord is´, ´op nadere instructie van de comparant´, of ´een nader door de gerechtigden in onderlinge overeenstemming te bepalen verkoopsom´. De Spaanse notaris die op basis van de volmacht de operatie moet authoriseren is immers niet in staat vast te stellen of aan deze voorwaarden voldaan is.
  13. Sommige transacties kunnen in Spanje op basis een mondelinge volmacht worden getekend. De noodzakelijke notariële bekrachtiging door de volmachtgever vindt dan op een later tijdstip plaats. Dat kan ten overstaan van een buitenlandse notaris. Welke rechtshandelingen hiervoor in aanmerking komen wordt bepaald door de Spaanse notaris in kwestie. Hiervoor bestaan in Spanje geen wettelijke regels. Voorbeeld: aankoop van onroerend goed kan wél, maar verkoop kan niet op basis van een mondelinge volmacht passeren.
  14. Notariële en onderhandse volmachten dienen te allen tijde worden voorzien van een apostille. Er zijn heden ten dage nog maar weinig landen in de wereld die het apostilleverdrag niet hebben ondertekend. De taal van de apostille is niet van belang.